物业费起诉流程及注意事项

物业新视野 2023-09-11

　　物业服务企业在物业服务中普遍遇到业主以各种理由拖欠物业服务费等相关费用的情况，为解决此问题，物业服务企业想尽一切办法，花费了大量的人力资源，只能说服部分欠费金额少的业主，但对拖欠费用较多、时间较长的欠费业主，成效并不明显。小区管理处工作人员在企业的工作要求和考核目标下，反复向欠费业主游说、多次上门催缴，可以说个个身心疲惫、筋疲力尽，特别是面对欠费钉子户已经是毫无办法。笔者所在的企业也是碰到了同样问题。

　　解决欠费钉子户最有效办法就是通过法律手段，维护物业服务企业应得的利益。但大部分物业服务企业在应用法律手段时都存在两个顾虑：一是为收回几百元欠费而支付几千元律师费感觉是得不偿失，二是怕向欠费业主提起诉讼后会形成对立关系，不利于今后的服务工作。

　　针对第一个顾虑，笔者所在的企业通过法律顾问的专项辅导，已经能够独立诉讼，解决了诉讼成本过高的问题，所有的诉讼只需向法院支付百元以下的诉讼费，而且在胜诉后，诉讼费由败诉方即被告承担。

　　对第二个顾虑笔者有自己的看法，笔者认为，从业主欠费开始，欠费业主和小区管理处就已经形成对立面，在管理处工作人员上门催费的过程中，欠费业主找出种种理由为自己的欠费行为辩解，工作人员反复给予反驳。可见，只要欠费存在，管理处与欠费业主的矛盾就无法消除。

　　物业服务企业应用法律手段起诉欠费业主后，欠费业主在法庭上反而会理智许多，也不会将种种莫明其妙的欠费理由呈堂，即使提出来也得不到法官的支持。在法官的调解下，大部分欠费业主会当即缴清欠费或与物业服务企业签订还款协议。一旦走到这一步，欠费业主与管理处之间的对立因素就消除了。物业服务企业在诉讼过程中还可以给予减免滞纳金或在本金上给予折扣减免等措施，安抚业主。管理处工作人员还可以在日常工作中，主动接触该业主，重建和谐关系，正所谓“不打不相识”。

　　笔者所在的企业在过去的一年里，已成功地进行了60宗自助诉讼，收回欠费近二十万元。笔者就物业服务企业对欠费业主独立诉讼具体操作流程和注意事项贡献出来，给同行分享，并期待大家指导。

　　一、成立清欠小组

　　清欠小组成员可以物业公司相关部门的人员和物业管理处主任组成，机构人员以兼职为主，这样不会加大操作成本。

　　二、制定诉讼计划

　　清欠小组对存在欠费的小区情况进行统计调查，分析欠费原因、业主的欠费理由、欠费业主在小区的分布情况等，之后制定分批诉讼计划。制定计划的同时应注意以下两点：

　　1、先易后难。先起诉无任何理由欠费的业主，再起诉以某种理由欠费的业主，逐步提高自身的诉讼能力。

　　2、合理分布。成批诉讼时，起诉对象不要集中在某一栋楼或太邻近的楼，防止出现集体对抗。

　　三、准备起诉资料

　　1、委托授权书：

　　受托人一般选择清欠小组负责人和小区管理处主任，规模较小的企业也可以选择企业经理和小区管理处主任。受委托人应对物业管理相关法规和小区物业服务合同比较熟悉，有较强的语言表达能力，同时还掌握了对业主欠费理由的答辩对策。

　　委托授权书式样详见附件一。

　　2、起草起诉状：

　　根据公司在该小区物业服务合同的情况，起草诉讼状。有前期物业服务合同和与业主委员会签订的物业服务合同的，以合同条款为基础起草起诉状；没有物业服务合同，可以寻求街道办事处或居委会出具证明，再加上物价局颁发的该小区收费许可证，就可证明事实合同关系。

　　起诉状式样详见附件二。

　　3、证据清单

　　（1）公司营业执照和资质证书，证明公司有合法的经营权。

　　（2）物业服务合同、收费许可证、街道办事处或居委会出据的证明，证明公司在该小区有合法的物业服务权利和收费标准。

　　（3）相关的文件，如政府28号令、关于规范我市住宅小区公共水电费分摊问题的通知、关于收缴垃圾处理费的通知，证明物业服务各项收费的合法性，包括滞纳金。

　　（4）房地产权登记表、企业登记信息表（商铺），证明被告的业主身份或物业使用人。

　　（5）其它有证明作用的文件。

　　证据清单式样详见附件三。

　　4、制作欠费数据

　　（1）物业管理服务费及滞纳金明细表

　　（2）水费、污水处理费、加压电费明细表

　　（3）防盗门及梯灯维修、路灯电费及垃圾处理费明细表

　　（4）电梯电费及梯灯电费分摊明细表

　　（5）电梯维修零件费分摊明细表

　　（6）每吨供水加压电费计算表

　　（7）电梯电费及梯灯电费分摊计算表

　　（8）电梯维修零件费分摊计算表

　　注：以上各类表各企业根据小区实际情况制作。

　　5、其它资料

　　（1）律师函复印件；

　　（2）缴费通知；

　　（3）催费通知。

　　笔者所在的公司经过一年的尝试，已能完全能够对欠费业主进行独立诉讼，并取得了良好的成果。笔者认为，物业费欠费纠纷诉讼是一种比较简单的诉讼，一是法院对此类案件的审理已经很成熟了，一般都会支持物业公司的诉讼请求；二是物业纠纷诉讼的资料准备也不复杂，而且同一个小区欠费诉讼资料是相同的，不同业主只需修改欠费数据；三是当前各物业企业面对服务成本上升，而物业服务收费标准得不到及时调整的情况下，收回欠费是帮助企业生存的好办法；四是物业服务企业如果都能及时、准确地运用法律手段追过欠费，有助于让及时缴交物业服务费是业主的法定义务这一理念深入人心。

　　物业费诉讼文书范本

　　授权委托书样本

　　委托人：物业管理有限公司

　　住所：珠海市路号栋

　　法定代表人：

　　受委托人一：

　　受委托人二：

　　通信地址：珠海市路号栋

　　联系电话：

　　委托人与物业管理合同纠纷一案，委托上述受委托人作为一审诉讼代理人。

　　代理权限：一般代理。

　　委托人（盖章）：

　　20 年月日

　　民事起诉状样本

　　原告：物业管理有限公司

　　住所：珠海市路号栋

　　法定代表人：联系电话：

　　被告：

　　旧地址：珠海市香洲区路花园栋房

　　新住址：珠海市香洲区路号栋房

　　联系电话：

　　诉讼请求：

　　请求法院判令被告向原告支付拖欠物业管理服务费元（详见附件1），滞纳金元（详见附件1），水费元（详见附件2），污水处理费元（详见附件2），供水加压电费元（详见附件2），路灯电费元(详见附件3)，防盗门及梯灯维修费元(详见附件3)，垃圾处理费元(详见附件3)，电梯及梯灯电费元（详见附件4），电梯维修零件费元（详见附件5）。以上合计人民币元(暂计算到20 年月日,之后的费用照计)

　　事实与理由：

　　原告于与小区业主委员会签订了《小区物业管理合同》，并从年月日起至年月日服务于小区业主，被告是座落于小区栋房业主。在原告为小区物业提供物业管理服务期间，原告与被告都应该切实履行《小区物业管理合同》，但被告从年月起无故拖延缴纳物业管理服务费及相关费用构成违约。原告为维护自身合法权益，特起诉到贵院，请依法判决。

　　此致

　　珠海市香洲区人民法院

　　具状人（盖章）：

　　二○ 年月日

　　原告提供证据清单

　　延伸阅读：

　　已过诉讼时效，物业费仍需交纳吗？

　　诉讼时效是指民事权利受到侵害的权利人在法定的时效期间内不行使权利，当时效期间届满时，人民法院对权利人的权利不再进行保护的制度。在法律规定的诉讼时效期间内，权利人提出请求的，人民法院就强制义务人履行所承担的义务。而在法定的诉讼时效期间届满之后，权利人行使请求权的，人民法院就不再予以保护。诉讼时效届满后，义务人虽可拒绝履行其义务，但权利本身及请求权并不消灭。当事人超过诉讼时效后起诉的，人民法院应当受理。受理后查明无中止，中断，延长事由的，判决驳回其诉讼请求。

　　诉讼时效分为一般诉讼时效和特殊诉讼时效。这里只说说一般诉讼时效，我国《民法通则》第135条规定的：“向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为二年，法律另有规定的除外。”这表明，我国一般民事诉讼的一般诉讼时效为二年。

　　近年来，随着社会的发展，小区实行物业管理制度已基本普及，同时业主与物业公司的矛盾也日趋严重。业主们主要指责的是物业公司的服务不周：下水道堵了，未及时疏通；墙体出现裂缝，未及时解决；室内财产被盗，物业却不知晓……。总之，小小的业主怎么跟物业公司斗呢？思来想去，业主们想出一“高招”：不交物业费、水电费、取暖费，只要是物业收的费用统统不交。的确，这种行为严重的影响了物业公司的正常经营，让物业公司非常头疼。

　　纠纷再起，来咨询、委托代理的物业公司和业主都很多，但关注的焦点不外乎是：物业费是否有超过诉讼时效之说？物业公司担心超过诉讼时效，丧失胜诉权；业主们想过了诉讼时效，是否就可以不交物业费了，同时又担心长期不交物业费，从法律上需不需要承担什么责任？下面我们来看一个案例：

　　1998年，杨某在北京丰台区购得一处住宅，并与某物业公司签订《物业管理协议》。杨某在交纳了1998年7月至1999年12月的物业管理费、采暖费、电费后，不再交纳任何费用。去年7月21日，该物业公司诉至丰台区法院，请求法院判令杨某给付2000年至2009年6月的物业管理费、水电费和取暖费。一审法院判决杨某给付物业公司2000年至2009年6月的物业管理费、水电费和取暖费，并用银行逾期贷款利率计算滞纳金。宣判后，物业公司对滞纳金计算标准有异意，杨某也不服，双方均向市中院提起上诉。市中院审理认为，物业公司向原审法院主张权利的时间是 2009年7月21日，而杨某拖欠的物业管理费是从2000年1月起至2009年6月30日止，拖欠的采暖费分别是2000年至2009年。对于2009年6月30日前发生的费用应该适用法律关于诉讼时效的规定，也就是在得知自己的权利受侵害后的两年内必须起诉，否则将丧失胜诉权。最后法院判决杨某只须支付2007年以后的费用。

　　上述案例表明：追缴物业费是有诉讼时效的。

　　根据2009年10月1日实施的《最高人民法院关于审理物业服务纠纷案件具体应用法律若干问题的解释》第六条规定，在物业服务企业书面催缴的合理期限内，向法院请求业主交纳物业费的，法院应予支持。那么，物业费的交纳有无诉讼时效呢？

　　我国民法通则规定了诉讼时效制度，如果在法定期限内不行使权利，将导致权利的丧失或权利效力减损的法律后果。那么物业合同同样适用诉讼时效的规定。但并不是说，过了诉讼时效的物业费都无法主张了。如果物业公司能够提供证据证明诉讼时效中断的，如经公证的催收单或其他方式行使债权的凭证；物业公司采取通过业主委员会催收物业费，由业主委员会出具相关证据证明等，法院还是可以维护物业公司利益的。

　　在物业费诉讼时效上，还存在另一种声音，即有的律师认为这属于连续性欠款,不存在时效问题，但这种观点仅仅是理论上的观点，无法律上的依据。在上海的律师朋友提出：物业费的缴纳是个整体，而业主的分期缴纳是对整体债务的分期履行，根据《最高院关于审理民事案件使用诉讼时效若干问题的规定》，当事人约定债务分期履行的，诉讼时效从最后一期履行期限届满之日起算。但我个人的观点是：既是约定，《物业管理合同》中必然列明，否则不好主张。

　　总而言之，物业公司在催收物业费时，一定要注意收集证据，作为以后主张诉讼时效中断的依据。那么作为业主，你可以提出拒交物业费的合理理由，法官会权衡考虑，作出判决的。在这里，提醒广大业主朋友们，当你对房屋出现问题的时候，应积极采取措施，不要消极的应对，以防止承担法律责任。

　　物业费诉讼案常见的六大抗辩理由

　　物业费诉讼案的常见抗辩理由大致有物业服务质量不到位、前期物业服务合同期限届满、物业公司不具备管理资质、开发商房屋质量存在瑕疵、业主自行聘请保安清洁公司、超过诉讼时效等6种。随着我国房地产市场的迅猛发展，物业费诉讼案呈现快速上涨势头。从法院的判决实际情况剖析抗辩理由在实务审判中法院的采纳情况，有助于帮助各方当事人在参与诉讼的过程中合法、理性维权。现就各类抗辩理由提出相应法理评析：

　　抗辩理由一物业服务质量不到位

　　在物业服务企业起诉业主支付物业管理费案件中，大约80%以上的业主都会以物业服务企业提供的物业管理服务质量不到位作为抗辩理由。根据民事诉讼法“谁主张，谁举证”的举证规则，业主应就物业服务企业服务质量不到位的事实进行举证。

　　如何认定物业服务企业的服务质量？根据《物业管理条例》第二条规定，：“本条例所称的物业管理，是指业主通过选聘物业服务企业，由业主和物业服务企业按照物业服务合同约定，对房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理，维护物业管理区域内的环境卫生和相关秩序的活动。”根据上述规定，物业服务企业最基本的服务内容是对房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理，并维护物业管理区域内的环境卫生和相关秩序。

　　法官在审理案件时一般会根据物业服务合同和行业标准进行考察。物业服务合同一般都对物业服务范围、服务标准、收费标准、收费方式及违约责任等作出详尽的规定。物业服务企业是否严格按照物业服务合同的约定保质保量地提供了物业管理服务将会直接影响到案件判决的结果。

　　《中华人民共和国合同法》第107条规定，当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。如果物业服务企业的服务质量达不到合同约定的标准，业主完全有权要求降低物业服务的收费标准。但是，业主以物业服务质量不达标为由拒绝交纳全部物业管理费一般无法得到法院支持。只要物业服务企业对物业服务区域提供了基本的物业管理服务，业主也享受了这一服务，业主就应当依照合同约定交纳物业服务费用，不能以物业服务存在质量问题为由而拒绝交纳服务费。当然，如果业主提供的证据证明物业服务企业在提供物业服务的过程中服务质量确实存在不达标的事实，则法院可能会根据物业服务企业的违约程度做出核减物业服务费或免除物业服务合同约定的违约金的判决。

　　抗辩理由二前期物业服务合同期限届满

　　在物业费诉讼案件中，作为被告的业主会对物业服务企业提交法院的证据材料进行审查。如果前期物业服务合同期限已经届满，则物业服务合同是否就当然失去法律效力了呢？业主以合同期限届满作为抗辩理由能否获得法院的支持？

　　《物业管理条例》第二十六条规定，前期物业服务合同可以约定期限；但是期限未满、业主委员会与物业服务企业签订的物业服务合同生效的，前期物业服务合同终止。如果前期物业服务合同约定了服务期限，在期限届满后，业主委员会尚未成立或者成立了业主委员会但还没有与选聘的物业服务企业签订物业服务合同，则如何认定前期物业服务届满后的物业服务关系呢？

　　《北京市高级人民法院关于审理物业管理纠纷案件的意见（试行）》第15条规定，物业服务合同到期后，双方没有解除合同并继续履行合同的，视为合同自动延续。另根据《中华人民共和国合同法》的规定，合同的实际履行是合同的一方或双方以自己的实际行为履行了合同主要义务，对方予以接受的，应当视为合同的实际成立。对于前期物业服务合同期满后的物业服务法律关系的认定，应视为双方事实上形成一种合同关系，物业服务公司以实际行动继续履行物业服务合同，业主也实际上享受了物业服务企业提供的物业管理服务，理应交纳相应的物业服务费用。因此，业主以前期物业服务合同期限届满为由拒绝交纳物业服务费的抗辩将得不到法院的支持。

　　抗辩理由三物业公司不具备管理资质

　　在物业管理费诉讼案件中，业主常常会以物业服务企业未取得物业管理资质为由认为物业服务企业不能收取物业服务费。根据《物业管理条例》第三十二条规定：“从事物业管理活动的企业应当具备独立的法人资格；国家对从事物业管理活动的企业实行资质管理制度，具体办法由国务院建设行政主管部门制定。”《物业管理条例》属于国务院制定的行政法规，按照《中华人民共和国合同法》第五十二条的规定，违反法律、行政法规的强制性规定合同无效。对于没有取得物业管理资质的物业服务企业提供的物业服务问题，《北京市高级人民法院关于审理物业管理纠纷案件的意见（试行）》第2条规定：“不具有物业管理资质的单位因提供物业服务与业主发生的纠纷，不适用本意见。如果争议的双方系平等主体的，按照一般的民事纠纷处理。”因此，物业服务企业在没有取得资质的下，其与业主委员会签订的物业管理合同应归于无效，双方的物业服务关系可以按照一般的民事纠纷处理。如果物业服务企业确实提供了物业管理服务，业主事实上接受了物业服务的，法院一般会按照政府规定的收费标准或同类物业服务项目收费标准确定应交纳的物业服务费用。

　　抗辩理由四开发商房屋质量存在瑕疵

　　在前期物业服务期间，物业服务合同是由建设单位选聘物业服务企业签订前期物业服务合同的。由于为业主提供服务的物业服务企业是有开发商聘请的，导致提供前期物业服务的企业与开发商存在着千丝万缕的经济利益关系，很多物业服务企业是开发商的子公司或关联企业。当开发商违反房屋买卖合同的约定与业主发生纠纷时，业主往往会迁怒于物业服务企业，以拒绝交纳物业管理费作为抗争的手段。

　　从法律角度分析，房屋的质量瑕疵问题属于业主与开发商签订的房屋买卖合同的法律范畴，开发商作为出卖人，应承担房屋的瑕疵担保责任。如果房屋出现漏水、裂缝等质量问题，业主应向开发商主张权利，要求开发商进行维修或者赔偿甚至解除房屋买卖合同。而前期物业服务合同是物业服务企业与业主之间的物业服务法律关系，根据合同的相对性原则，物业服务企业有权要求业主按照合同约定交纳物业服务费。开发商与物业服务企业是两个独立的法人主体，两者都能够独立承担民事责任。物业服务企业并非房屋买卖合同的一方当事人，所以，业主如果以房屋质量瑕疵作为拒交物业服务费的抗辩理由将不会获得法院的支持。

　　抗辩理由五业主自行聘请保安、清洁公司

　　在某些物业管理区域，存在一些拥有大面积房屋的业主，如一栋裙楼的整层商铺或用于特定经营目的的大型物业。为了便于对自己拥有物业的集中管理和经营，这些大业主往往会自行聘请保安员和清洁工对物业进行管理。业主自行聘请保安和清洁工后，是否就免除了向物业服务企业交纳物业服务费的义务了呢？

　　根据《物业管理条例》的规定，物业服务公司提供的物业服务一般包括以下内容：1、建筑区区划内物业共有部位、共用设施的维修、养护和管理；2、建筑区划内公共环境卫生的清洁管理；3、建筑区划内车辆停放及交通秩序管理；4、建筑区划内的安全防范义务；5、配合政府部门维护好建筑区划内的公共秩序和安全防范工作。从上述内容来看，物业管理服务具有公共服务的性质，这种服务是针对整个建筑区划内的全体业主提供的。而大业主自行聘请的保安员和清洁工是专为业主个人提供的私人服务，两者的服务内容并不相同。业主在享受其自行聘请的保安员和清洁工提供服务的同时，也享受了物业服务公司对建筑区划内物业的共有部分及公共事务提供的物业管理服务。因此，业主以其自行聘请保安员和清洁工为由拒绝向物业服务企业交纳物业服务费的抗辩理由将不会获得法院的支持。

　　抗辩理由六超过诉讼时效

　　诉讼时效的抗辩也是在物业费诉讼案件中业主经常提出的抗辩理由。某些物业服务企业在业主欠缴多年的物业服务费后再向法院提起诉讼，这就会产生其对物业服务费的请求权是否已经超过诉讼时效的问题。

　　《民法通则》第一百三十五条规定：“向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为二年，法律另有规定的除外。”诉讼时效届满后，权利人仍然向法院起诉，请求法院保护其民事权利，但法院对其实体权利将不予支持。因此，对于超过两年期限以上的诉讼请求部分，法院将审查是否存在诉讼时效中断的事由。《中华人民共和国民法通则》第一百四十条规定：“诉讼时效因提起诉讼、当事人一方提出要求或者同意履行义务而中断。从中断时起，诉讼时效重新计算。”司法实践中，物业服务企业大多会向法院提交“催缴通知书”，以证明其向业主主张过物业管理费。如果物业服务企业提交EMS等特快专递邮件详情单或者邮件送达妥投条等催缴证明，表明其曾在诉讼时效期间向业主主张过权利，那么诉讼时效就会发生中断的法律效果，诉讼时效将重新起算。如果物业服务企业未能提供有效的诉讼时效中断的证据，则法院一般会支持从物业服务企业起诉之日起往前推算两年期间的物业服务费。

　　积极维权防止引起恶性循环

　　业主在参与物业服务费诉讼案件时经常会提出以上六种抗辩理由。在该类案件的诉讼过程中，物业服务企业作为专业性的公司，在起诉之前往往有备而来，证据收集较为全面。如果起诉的业主人数众多，物业服务企业一般都会聘请专业律师进行诉讼。从诉讼经验和诉讼技巧来看，物业服务企业往往处于优势地位。而业主往往单打独斗，缺乏统筹规划，在收集证据时存在较大的难度，相关的法律知识储备和诉讼经验也非常匮乏，所以该类案件大多以业主败诉的结果告终。群体性诉讼案件的业主败诉后，如果拒不执行，法院强制力介入后，会导致业主与物业服务企业的长久敌对情绪，从而影响后续物业服务费的收取。而由于物业服务费回收率的降低将会影响到物业服务企业的积极性，又导致物业服务质量的下降，也损害了其他交费业主的利益。上述多个环节环环相扣，如果处理不当，极易引起恶性循环。